ALK Agen Transformasi Koperasi

Koperasi merupakan sebuah organisasi yang amat unik disamping mempunyai struktur organisasinya yang tersendiri. 

Koperasi yang telah berkembang maju dan mempunyai urusniaga pelbagai, pihak Anggota Lembaga Koperasi akan menyerah urusan pentadbiran dan pengurusan kepada kompenan keempat dalam struktur organisasi iaitu pihak pengurusan yang terdiri daripada pengurus dan kakitangan yang diambil kerja secara tetap di koperasi.  Pihak pengurusan perlu prihatin terhadap semua konsep, nilai dan prinsip koperasi dalam menjalankan tugas masing-masing untuk mengurus koperasi.  Segala urusan pengambilan kakitangan adalah di bawah bidang kuasa Anggota Lembaga Koperasi namun segala perbelanjaan berkaitan pengurusan masih perlu dibawa ke Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi bagi mendapatkan kelulusan.  Pihak Anggota Lembaga Koperasi masih tidak boleh mengambil sikap lepas tangan sahaja kerana tugas dan kuasa Anggota Lembaga Koperasi bertanggungjawab secara statutori terhadap kesan tindakannya di koperasi sepertimana yang dinyatakan dalam sekyen 44 Akta Koperasi 1993.  Selain itu, pihak pengurusan yang dilantik adalah tertakluk kepada pekeliling Ketua Pendaftar bilangan 19 tahun 2005 yang telah menggariskan panduan mengenai kod etika bagi Anggota Lembaga, pegawai dan pekerja koperasi. 

Pemimpin Vs Pengurus

Oleh itu, perhatian yang khusus perlu diberikan kepada pihak pengurusan dan kakitangan kerana  kumpulan ini penting dalam menyumbang kepada kemajuan dan halatuju koperasi.  Lazimnya, ketua bagi barisan pengurusan akan diketuai oleh pengurus yang dilantik oleh pihak Anggota Lembaga Koperasi yang kebiasaannya diberikan gelaran Pengurus besar ataupun Pengurus Umum.  Pada hari ini, terdapat juga koperasi mengelarkan pegawai  tertinggi yang dilantik bagi mengurus dan mentadbir koperasi sebagai Ketua Pegawai Eksekutif.  Ketua tadi akan berusaha untuk mencapai matlamat koperasi melalui pengolahan sumber yang ada seperti wang, mesin, bangunan dan juga kakitangan koperasi, kesediaan membuat keputusan dan mencorakkan struktur organisasi pengurusan serta tadbir urus koperasi.  Secara tidak langsung, kakitangan yang bekerja di koperasi akan bersama-sama dengan pihak pengurusan dan Anggota Lembaga Koperasi memainkan peranan untuk mencapai matlamat yang sama bagi kemajuan koperasi.   Ketua yang dilantik hendaklah bukan bertindak sekadar pengurus yang mengurus kakitangan yang ada di koperasi.  Pengurus mestilah bertindak sebagai pemimpin organisasi.  Organisasi seperti koperasi lebih memerlukan pemimpin berbanding sekadar seorang pengurus biasa yang bertanggungjawab untuk memastikan objektif penubuhan koperasi tercapai.  Perbezaan antara pemimpin dan pengurus dikenalpasti oleh Greenberg dan Baron (1995) adalah seperti berikut:-

Pemimpin	Pengurus
i.                     Inovasi	Mentadbir
ii.                  Membangun Matlamat	Mengekalkan Matlamat
iii.                Inspirasi	Mengawal
iv.                 Orientasi jangka panjang	Orientasi jangka pendek
v.                   Membangun strategi	Peniru Strategi
vi.                 Kesediaan mencabar status quo	Menerima status quo
vii.               Pencipta visi	Pelaksana visi

Cabaran Pengurusan Koperasi Hari Ini

Kejayaan sesebuah organisasi adalah bergantung kepada seberapa baik kakitangan dapat bekerja secara berkumpulan.  Secara umumnya, organisasi lazim membentuk dan mengatur kumpulan-kumpulan kerja mahupun jawatankuasa.  Maka, kakitangan akan menghadapi pelbagai bentuk ketegangan daripada pembentukan kumpulan ini.  Ketua perlu  memastikan ketegangan yang ada tadi disalurkan dalam bentuk yang membina bukan sebaliknya.

Menurut Besterfield et.al(1995) pelanggan boleh diertikan sebagai orang yang membeli barang dan menerima perkhidmatan.  Pelanggan ini sendiri boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu pelanggan luaran dan pelanggan dalaman.  Sebagaimana yang kita ketahui, pelanggan sesebuah koperasi adalah ahli-ahli koperasi itu sendiri. Ahli-ahli koperasi dikategorikan sebagai pelanggan luaran.  Kakitangan koperasi pula adalah pelanggan dalaman dimana tanpa kewujudan mereka maka barangan dan perkhidmatan tidak akan sampai ke tangan pelanggan luaran.  Sekiranya proses antara kakitangan dan ahli koperasi tadi berjalan dengan lancar maka kepuasan pelanggan akan tercapai dan seterusnya memberi impak yang sihat kepada koperasi.  Ini seperti yang dikatakan oleh Vroman dan Luchsinger (1994) “There is an old saying in service industries that if customers like the service, they will tell three people and if they don’t like the service, they will tell eleven people (hlm.169)”.  Oleh itu, pengalaman pertama pelanggan luaran ke sesebuah organisasi adalah sangat penting yang menentukan sama ada mereka akan datang lagi atau sebaliknya.

Dalam kegairahan memberikan perkhidmatan yang memuaskan kepada ahli-ahli koperasi, pihak Anggota Lembaga Koperasi dan pengurusan atasan perlu menjaga kebajikan kakitangan yang juga merupakan pelanggan dalaman koperasi.  Kakitangan adalah kumpulan yang terlibat dalam menyediaan dan pengeluaran barangan dan perkhidmatan koperasi.   Pada era globalisasi ini, pihak Anggota Lembaga Koperasi juga tidak harus sekadar melepaskan batuk di tangga dimana hanya berharap agar pihak pengurusan memberikan kepuasan kepada pelanggan luaran tetapi perlu peka terhadap dunia perniagaan yang semakin mencabar dan kompetetif.  Pihak Anggota Lembaga Koperasi perlu melihat dan mengkaji kualiti barangan dan perkhidmatan  yang disediakan oleh koperasi.  Bagi mencapai kualiti yang diidamkan, adalah perlu bagi pelanggan dalaman iaitu kakitangan diberikan latihan serta ditingkatkan motivasi diri kakitangan tadi.  Jika kakitangan tidak bermotivasi tinggi maka koperasi itu gagal memberi perkhidmatan yang terbaik kepada ahli-ahlinya.  Halatuju koperasi adalah bergantung kepada kehadiran pelanggan luaran mendapatkan barangan dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh koperasi.  Tanpa kehadiran pelanggan maka semua visi dan misi koperasi tidak dapat dicapai.  Mengikut Brian Thomas (1995) dalam bukunya The Human Dimentions of Quality, semua organisasi harus meletakkan ‘customers priorities first’ berbanding hal-hal lain.

Perlaksanaan Total Quality Management – TQM di Koperasi

Bagi menjamin kualiti keluaran atau perkhidmatan, salah satu pendekatan seperti Pengurusan kualiti menyeluruh (Total Quality Management – TQM) boleh dilaksanakan oleh pihak Anggota Lembaga Koperasi di koperasi.  Menurut Higgins (1994) dalam bukunya The Management Challege mendefinasikan TQM sebagai pengurusan kualiti yang melibatkan proses penyelesaian pemasalahan secara kreatif bagi mengukuhkan keluaran dan perkhidmatan sesebuah organisasi.  Fokus TQM ini berkaitan dengan penumpuan kepada pembaikan berterusan disetiap proses perniagaan.

Usaha perlaksanaan TQM di koperasi perlu dijalankan secara berterusan berdasarkan kepada konsep asas kualiti iaitu “Kualiti satu perjalanan bukan satu destinasi”.  Kualiti perlu meningkat mengikut peredaran masa, tempat dan selera pelanggan koperasi.  Namun perlu diingat bahawa ciri-ciri TQM utama adalah fokus kepada pelanggan dalaman dan luaran, idea yang berterusan mengenai kualiti, pendekatan saintifik dalam menentukan keputusan dan menyelesaikan masalah, komitmen, pendidikan dan latihan serta keseragaman dalam mencapai matlamat koperasi.

Bagi mencapai matlamat yang diharapkan, koperasi perlu memiliki kakitangan yang cemerlang.  Kakitangan yang cemerlang adalah kakitangan yang kompeten, terpuji, unik dan mempunyai sifat-sifat yang positif dalam diri mereka.  Sepertimana kualiti, kecemerlangan kakitangan juga merupakan proses yang berterusan.  Kemajuan dan tahap kejayaan kakitangan koperasi tertakluk kepada peningkatan kecemerlangan yang berterusan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualiti kerjanya.  Kemajuan dan perkembangan koperasi bergantung kepada kecemerlangan prestasi setiap kakitangan yang dilantik dalam melaksananakan tugas masing-masing yang dipertanggungjawabkan.  Oleh itu, pihak Anggota Lembaga Koperasi perlu ingat bahawa kakitangan yang cemerlang mempunyai aura dan kuasa yang hebat. Pada masa ini untuk mendapatkan perkhidmatan kakitangan biasa  ataupun yang bermasalah amat mudah diperolehi. Bagi kakitangan cemerlang hanya segelitir yang ada di dalam pasaran sumber manusia.  Seharusnya pihak Anggota Lembaga Koperasi perlu menghargai sumbangan-sumbangan kakitangan cemerlang yang telah wujud di koperasi masing-masing.  Dalam dunia kerjaya ini, ramai kakitangan tak kira di koperasi mahupun di organisasi lain kerap bertukar kerja dari satu organisasi ke organisasi lain.   Kebanyakan daripada mereka yang berkerja di koperasi-koperasi di Malaysia pada hari ini hanya menjadikan kerjaya di koperasi sebagai batu loncatan untuk mereka mendapatkan kerja yang lebih baik di organisasi lain.

Pengukuran Kecemerlangan Kakitangan

Sememangnya diakui bahawa tidak semua kakitangan di sesebuah koperasi  yang cemerlang namun tidak mustahil pula untuk melahirkan lebih ramai kakitangan cemerlang sekiranya kakitangan tadi mahu berubah dari keadaan biasa ke arah kakitangan cemerlang.  Pihak Anggota Lembaga Koperasi boleh menggunakan kaedah Pembentuk Kuadran Analisis Prestasi Pekerja (KAPP) bagi mengenali jenis-jenis kakitangan yang ada di koperasi.  Secara ringkasnya, dengan penggunaan kaedah KAPP ini, empat jenis pekerja akan didapati serta sifat-sifat mereka iaitu:-

• Kuadran 1 : Bintang – Pekerja yang tahu dan mahu menjalankan tugasnya dengan sempurna.  Golongan pekerja ini bersikap positif serta mahir dalam melaksanakan sesuatu tugas
• Kuadran 2 : Pelajar – Pekerja yang tidak tahu tetapi mahu bekerja.  Golongan ini mempunyai sikap yang baik untuk memperlajari sesuatu tugasan.
• Kuadran 3 : Pemelihara – Pekerja yang tahu tetapi tidak mahu bekerja.  Golongan ini berpengalaman dan berkepakaran tetapi menjalankan tugas mereka dengan sambil lewa.
• Kaudran 4 : Tumpang Makan – Pekerja yang tidak tahu dan tidak mahu bekerja.  Prestasi kerja amat lemah dan jauh di bawah prestasi yang dikehendaki.

Sebahagian sifat-sifat kakitangan cemerlang adalah seperti dibawah:-

• Menunjukkan minat dan semangat yang berkobar-kobar dalam menjalankan tugas
• Suka menolong dan bekerjasama dalam kumpulan
• Mencapai serta menjangkau sasaran prestasi yang ditentukan
• Berinisiatif dan bermotivasi tinggi
• Bekerja secara sistemat
• Sanggup menerima kritikan dan teguran
• Inovatif dan kreatif
• Dapat bekerja dengan pelbagai jenis manusia yang pelbagai kerenah
• Bekerja di dalam linkungan dasar, peraturan dan kekangan organisasi

Sekiranya keputusan yang didapati dengan menggunakan analisis tadi tidak seperti yang diharapkan dan tidak banyak menyebelahi kepada Kuadran 1 : Bintang iaitu kakitangan cemerlang, pihak Anggota Lembaga Koperasi tidak seharusnya menyalahkan kakitangan yang tidak dikategori bintang tadi secara total.  Pihak Anggota Lembaga Koperasi itu sendiri perlu sedar ada kemungkinan ianya terjadi disebabkan oleh unsur-unsur koperasi itu sendiri contohnya pengurusan yang kurang transperan, sistem-sistem pengurusan lemah ataupun  visi dan misi koperasi itu sendiri yang masih tidak jelas.  Keadaan ini juga berlaku sekiranya suasana tempat kerja di koperasi itu sendiri yang tidak sesuai.  Anggota Lembaga Koperasi juga perlu mengetahui asas keperluan kerja setiap kakitangan yang telah diambil berkerja di koperasi.  Asas keperluan ini bolehlah bahagikan kepada lima seperti mana lima hiraki keperluan Maslow iaitu keperluan fisiologi, keperluan keselamatan, keperluan sosial, penghargaan diri dan pencapaian hasrat diri. 

Kedua-dua kaedah iaitu Pembentuk Kuadran Analisis Prestasi Pekerja (KAPP)  dan hiraki keperluan Maslow yang diketengahkan  tadi adalah bagi menilai kedua-dua pihak iaitu kakitangan dan pihak Anggota Lembaga Koperasi  sebagai majikan kepada kakitangan tadi. Sememangnya diakui bahawa sebagai manusia biasa, kita akan mudah terpengaruh dengan unsur-unsur negatif orang lain.  Kakitangan yang terasa mereka berkerja di sebuah organisasi yang kurang sihat akan cenderung untuk mengikut arus yang tidak baik organisasi dan seterusnya mereka akan sengaja menjadikan diri mereka kakitangan yang bermasalah.  Oleh itu, kakitangan seharusnya bijak mengelakkan diri menjadi mangsa organisasi yang kurang baik tadi dengan  menerima hakikat bahawa sistem pengurusan organisasi tadi dibuat oleh mereka yang kurang sempurna. 

Prihatin terhadap tahap kepuasan kakitangan yang berkerja di koperasi adalah tindakan yang amat dialu-alukan.  Berdasarkan kepada teori motivasi-hygiene(Frederick Herzberg) menyatakan keyakinan individu dengan kerja yang dilakukan adalah perkara asas dan sikap mereka terhadap kerja akan menentukan kejayaan ataupun akan menghadapi kegagalan.  Menurut Herzberg juga, faktor yang menyumbang kepada kepuasan diri adalah faktor interinsik iaitu meliputi pencapaian hasrat diri, pengiktirafan dan perkembangan manakala faktor ekstrinsik meliputi polisi dan sistem pentadbiran, penyeliaan dan keadaan tempat kerja.

Kesimpulan

Tahap kecemerlangan kakitangan adalah berbeza-beza antara satu sama lain.  Kakitangan yang cemerlang dapat memahami matlamat dan menepati sasaran koperasi  serta boleh menangani masalah dengan keadaan yang terkawal dengan menggunakan kaedah yang sesuai.  Pihak Anggota Lembaga Koperasi seharusnya menjadikan kakitangan sebagai aset koperasi yang tiada banding nilainya serta banyakkan program memperkasakan kakitangan ke arah menjadi kakitangan yang cemerlang selain bertindak bagi menyediakan sistem yang terbaik untuk digunapakai di koperasi.  Sifat-sifat pasti ada pada kakitangan cemerlang adalah mereka yang positif, rajin, berinisiatif, produktif dan jujur dalam menjalankan tanggungjawab di koperasi.   

Bagi menjadikan koperasi ke tahap gemilang, kakitangan seharusnya sentiasa dipupuk menyanjungi koperasi dimana mereka berkerja.  Jika di negara Jepun, ramai pekerja Jepun hanya akan mengaitkan diri mereka dengan organisasi tempat mereka bekerja bukannya pekerjaan mereka bila ditanya tentang pekerjaan mereka.  Ini kerana pengurusan di Jepun menekankan pengenalan orgnisasi kepada pekerja dalam setiap kursus-kursus pendek dan induksi yang diadakan.  Ini akan mendekatkan pekerja tadi kepada organisasi dan seterusnya menerima organisasi mereka sebulat hati.  Selain itu, organisasi di Jepun meletakkan kepercayaan mereka ke atas pekerja itu sendiri dalam memajukan organisasi.

Bagi memastikan pengurusan dan pentadbiran koperasi yang berkualiti, Anggota Lembaga Koperasi disarankan mencapai pendekatan Pengurusan kualiti menyeluruh (Total Quality Management – TQM) di koperasi.  Selain itu, usaha Anggota Lembaga Koperasi ke arah memajukan dan membangunkan koperasi, komponen keempat dalam carta organisasi koperasi iaitu pihak pengurusan tidak boleh diambil ringan kerana pengurusan yang diwakili oleh kakitangan yang dinamik dan cemerlang hanya satu-satu kaedah terbaik untuk menjadi koperasi gemilang.

Artikel : Dimensi koop Bil 1/2009